Service Assistenz & Auftragsabwicklung

Warstein-Belecke, Germany
Service

Stellenbeschreibung:

  • Durchführung der Auftragsabwicklung inklusive Vertragsüberprüfung und Verhandlung von Bedingungen (Zahlungsbedingungen, Haftung, Gewährleistung, Lieferzeiten) mit Kunden. Erfassung im SAP. Erstellung von CS-Aufträgen mit allen relevanten Informationen für die Service-Reisenden sowie von Auftragsbestätigungen. Erstellung von Materialanforderungen zur termingerechten Beschaffung von Dienstleistungen und Materialien, sowie abschließende Rechnungskontrolle und Freigabe. Rechnungsstellung, Erstellung von Gutschriften und Überwachung überfälliger Forderungen in regelmäßigen Zeiträumen. Terminverfolgung und Information an die Einsatzleitung.
  • Terminliche Koordination und Weiterleitung von auftragsbezogenen Dokumenten zu Reisenden, Einsatzleitern und Kunden, sowie Sub-Unternehmern. Anmeldung der Servicereisenden beim Kunden anhand kundenseitiger Formulare / Portale, Bereitstellung der erforderlichen Nachweise und Zertifikate.
  • Koordination der Materiallogistik für die Serviceeinsätze: Anforderung von Materialien im Servicelager und Überwachung der termingerechten Verfügbarkeit, Banfen/Manfen von Materialien bei Lieferanten, Erstellung von Versanddokumenten nach Abstimmung mit Einsatzsteuerung und Kunden
  • Assistenz des Serviceleiters Mitteleuropa und Mittelmeerländer sowie des VP Service. Koordinierende Mitwirkung an Aufgaben des Bereiches im Auftrag der Vorgesetzten. Veranlassen von Zuarbeit entsprechender Stellen sowohl intern wie extern. Unterstützung der vertrieblichen Tätigkeiten/Aufgaben, z.B. Telefonakquise, CRM-Tool
  • Planung und Abstimmung von Terminen. Organisation, Betreuung und Abrechnung von Tagungen, Reisen, Besuchsprogramme etc. im In- und Ausland.
  • Beschaffen von Informationen und Erteilen von Auskünften von / gegenüber internen und externen Stellen. Durchführen von Recherchen (z.B. Umfragen, Benchmarks). Aufbereiten und Weitergeben von Informationen/Auswertungen.
  • Erfassen von Geschäftsvorgängen, sowie deren Dokumentation und Archivierung.
  • Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen für Präsentationen, Vorträge etc.
  • Führen von Telefonaten und Konversation in Fremdsprachen. Übersetzen von Fließtexten aus / in eine fremde Sprache.
  • Allgemeine Abteilungsaufgaben z.B. Bestellung von Büromaterial, Pflege des Abteilungs-Kalenders, Übersichtserstellung geplanter Urlaubstage, Administration der Microsoft Teams Ordner des Service
  • Auswertungen für Service KPIs z.B. Vorbereitung der Forecasts für Auftragseingang und Umsatz, Backlog-Analyse. Führung von Protokollen | Nachverfolgung von ToDo-Listen im Service 

 

Anforderungen:

  • Ausbildung zur/m Industriekauffrau/mann oder vergleichbarer Abschluss im kaufmännischen Bereich
  • Neben der deutschen Sprache sehr sicherer Umgang mit der englischen Sprache
  • Sicheres Auftreten; gute verbindliche Umgangsform und ein hohes Maß an inhaltlicher und organisatorischer Flexibilität auch in Stress-Situationen
  • Bereitschaft zur Teamarbeit und Zusammenarbeit innerhalb der Unternehmensgruppe sowie mit externen Stellen
  • Freude an schnell wechselnden Aufgaben und Anforderungen; schnelle Auffassungsgabe und Einsatz eigener, konstruktiver Ideen
  • Organisationstalent bzw. Organisationserfahrung
  • Kenntnisse in der Erfassung und Auswertung von KPI, z.B. Balanced Score Card
  • Tiefgehende Kenntnisse der Produkte der MS-Office Gruppe sowie der relevanten SAP Module

 

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